KAIDAH MENULIS SURAT DINAS

  KAIDAH MENULIS SURAT DINAS MENURUT STANDAR SMI

Abah

Masalah surat kadang dianggap sebelah mata oleh organisasi atau instansi. Padahal surat dalam dunia komunikasi merupakan wakil pengirim surat. Kepribadian pengirim surat akan tercermin dari etika surat yang dibuatnya. Selain itu, surat merupakan salah satu ciri kedinamisan suatu organisasi atau instansi. Untuk itulah, kaidah penulisan surat harus diperhatikan.

A.    Kepala Surat

1.      Mencantumkan lambang/logo organisasi. Lambang diletakkan di tengah kecuali bila lambangnya dua. Lambang organisasi induk diletakkan di sebelah kiri sedangkan suborganisasi di sebelah kanan.

Contoh:

SMA NEGERI 2 KOTA TASIKMALAYA

Jalan R.E. Martadinata 261 Tasikmalaya 46182 Telepon 0265 331331

__________________________________________________________

2.      Nama organisasi ditulis dengan huruf kapital. Bila ada induk dan suborganisasi, nama organisasi ditulis dimulai dari induk organisasi.

3.      Alamat organisasi ditulis lengkap tanpa singkatan. Nomor kantor ditulis tidak didahului dengan kata nomor.

B.     Pokok Surat

1.      Kata nomor tidak boleh disingkat. Hakikat nomor surat berisi nomor urut surat, kode surat, dan tahun pembuatan surat. Bagian ini ditulis dengan jarak 3 line space dari kepala surat.

2.      Kata lampiran tidak boleh disingkat. Bila tidak ada yang dilampirkan, bagian ini tidak boleh ditulis. Jumlah lampiran ditulis dengan huruf dengan satuan berkas.

3.      Hal surat berisi pokok isi surat. Jangan mencantumkan frase perihal.

Contoh 1:

Nomor    : 021/SMA/U7/2010    

Lampiran: dua berkas

Hal         : Musyawarah pendanaan pengayaan kelas XII

 Contoh 2:

Nomor    : 021/SMA/U7/2010    

Hal         : Musyawarah pendanaan pengayaan

C.    Penanggalan Surat

1.      Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat, terletak di sebelah kanan kecuali bila menggunakan bentuk full block style.

2.      Penanggalan tidak boleh didahului nama tempat.

3.      Tanggal ditulis dengan angka; nama bulan ditulis dengan huruf.

Contoh:

10 November 2010

D.    Alamat Surat

1.      Alamat surat didahului dengan frase Yang terhormat.

2.      Alamat surat tidak tidak menggunakan singkatan yang tidak umum dan tidak diakhiri tanda baca.

3.      Alamat surat tidak diawali kata kepada kecuali pada sampul dan nomor jalan tidak menggunakan kata nomor.

4.      Bila yang disapa nama jabatan, alamat surat tidak boleh didahului kata sapaan, seperti Bapak, Ibu, atau Saudara.

Contoh 1

Yang terhormat

Kepala Dinas Pendidikan Kota Tasikmalaya

di Tasikmalaya

Contoh 2

Yth. Wali Kota Tasikmalaya

di Tasikmalaya

Contoh 3

Yang Terhormat

Bapak H. Endang Suherman, Drs., M.Pd.

di Tasikmalaya

       Penulisan alamat surat pada sampul surat di dahului kata Kepada.

E.     Inti Surat

1.      Salam pembuka surat ditulis dengan jarak 3 line space dari alamat surat. Bunyi salam pembuka disesuaikan dengan budaya organisasi. Penulisannya diakhiri tanda baca koma (,).

Contoh: Asalamualaikum, : Dengan hormat,

2.      Isi surat surat harus menggunakan bahasa yang singkat, jelas, sopan, sesuai dengan kaidah bahasa. Isi surat ditulis dengan line space 1,5. Jarak alinea dengan alinea lainnya 3 line space.

3.      Salam penutup ditulis dengan jarak line space 3 dari akhir isi surat dan diakhiri tanda baca koma (,). Bunyinya disesuaikan dengan budaya organisasi (mana suka).

Contoh: Wasalamualaikum,; Hormat kami,

4.      Nama jabatan penanggung jawab surat ditulis dengan jarak line space 1,5 dari salam penutup, diakhiri dengan tanda baca koma (,).

Contoh: Kepala Sekolah, ; Kepala Dinas Pendidikan, ; Ketua Pelaksana,

5.      Nama penanggung jawab surat ditulis dengan huruf kapital setiap awal unsur namanya dengan jarak line space 4 dari nama jabatan. Nama tidak memakai tanda kurung atau garis bawah.

6.      NIP ditulis dengan huruf kapital semua tanpa tanda titik (.). Penulisan NIP tanpa spasi.

Contoh:

Syarif Hidayat, Drs., M.Pd.

NIP 19600906198011006

7.      Cap atau stempel organisasi harus menyentuh bagian kiri tanda tangan penanggung jawab surat.

8.      Tembusan ditulis diawali dengan huruf kapital, sejajar dengan nama penanggung jawab surat. Apabila yang diberi tembusan lebih dari satu, kata tembusan harus diakhiri tanda titik dua (:).

Contoh 1:

Tembusan:

1.      Kepala Dinas Pendidikan Kota Tasikmalaya

2.      Pengawas Pembina

9.      Inisial, berisi huruf pertama unsur nama pengonsep dan pengetik surat. Ditulis dengan huruf kapital semua. Pengonsep surat ditulis pertama, berikutnya pengetik surat.

Contoh:

DSI/AH ini berarti pengonsep Dedi Supriadi Idris, pengetik Arbi Hidayat

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa unsure surat dinas terdiri atas:

1.      Kepala Surat         

2.      Penanggalan               

3.      Pokok Surat   : a. Nomor surat 

                         b. Lampiran

                         c. Hal             

4.      Alamat Surat

5.      Salam Pembuka (manasuka)

6.      Isi Surat: a.  Alinea Pembuka

                b. Alinea Isi

                c. Alinea Penutup

7.      Nama Organisasi (manasuka)

8.      Penanggung Jawab Surat dan Tanda Tangan

9.      Jabatan Penanggung Jawab Surat

10.  Tembusan (manasuka)

11.  Inisial Pengonsep dan Pengetik Surat

Selamat Mencoba!

Daftar Bacaan

Dirjen Dikdasmen Depdikbud. 1999. Surat Menyurat. Jakarta: Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan.

Slamet. 1999. Surat Menyurat. Surakarta: PT Seti Aji.

Wedhawati. 1995. Yang Penting Anda Tahu. Yogyakarta: Dutawacana University Press.

Yeti Sumaryati. 1996. Kesekretarisan. Jakarta: Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan.

Dedi Supriadi Idris. 2006. Materi Diklat Jurnalis Tingkat Nasional di Hotel Horison Bandung 2006. Penyelenggara Kompas.